Que ce soit à cause de la COVID-19 ou pour toute autre raison, il se peut qu’un gestionnaire doive s’absenter pendant une période plus ou moins longue. Quand cela arrive, il est difficile de s’organiser en toute urgence, à la dernière minute.
Mais l’absence d’un gestionnaire, ça se planifie… non pas qu’on souhaite son absence, loin de là!
Cet exercice de planification porte le nom de Plan de continuité des services, dans certains milieux. Il comporte :
- L’identification de la personne qui assumera le remplacement (à l’interne ou à l’externe?)
- Les conditions qui lui seront offertes
- Son intégration dans son nouveau rôle
- Le rôle à jouer
- Les tâches à assumer
- Les communications à établir
Si vous croyez que c’est bien élaboré pour rien, mettez-vous à la place de la personne à qui on demandera de prendre immédiatement en charge la fonction de gestionnaire…!!! Ne souhaiteriez-vous pas que certaines choses aient été préparées pour vous aider?
À qui revient la tâche de préparer ce qu’il faut pour aider le remplaçant ? D’abord et avant tout, à la personne qui occupe le poste. C’est cette personne qui connaît les besoins de l’organisation, les dossiers urgents ou importants, les membres de son équipe et leurs fonctions et aussi, les objectifs qui lui ont été fixés par le propriétaire ou la direction générale.
Ces derniers ont quelques décisions à prendre, dont celle de déterminer si le remplacement se fera par une personne à l’interne ou si on cherchera quelqu’un de l’extérieur.
Ils doivent aussi prévoir quelles conditions seront offertes au remplaçant pour une absence de courte durée… et pour une absence de plus longue durée. On parle surtout ici d’horaire de travail et de rétribution financière…
Existe-t-il une documentation sur les façons de faire de l’organisation? Qui peut informer le remplaçant quand il a besoin de se référer à des outils, des politiques, des procédures, des dossiers, etc.? Qui peut lui indiquer quels sont les employés disponibles, absents, malades ou ayant quitté?
Un remplaçant a besoin de savoir ce qu’on attend de lui quand il remplace un gestionnaire. Doit-il sauvegarder le « bateau » sans rien bousculer ? Changer certaines choses… et lesquelles? Redresser certaines situations…lesquelles et pourquoi?
Il a aussi un grand besoin que quelqu’un lui dise de quels dossiers spécifiques il est responsable. Est-ce lui qui doit faire la paie des employés? La comptabilité de l’organisation? Le contact avec les professionnels ou les familles?
Est-ce le remplaçant qui va annoncer son nouveau rôle? Qui va le faire? Est-il autorisé à parler au nom de l’organisation? Qui l’est en l’absence du gestionnaire? Peut-il se faire aider par des membres du personnel? Lesquels et dans quel genre de dossiers?
Comme vous voyez, un plan de continuité des services est essentiel pour éviter les gaffes, les erreurs majeures ou l’inaction du remplaçant à qui on n’a rien dit.
Vous voulez qu’on travaille votre plan?
N’hésitez pas à contacter Marie-Andrée Lambert, votre spécialiste en gestion des ressources humaines et des relations de travail :
malambert@centredeservices.com
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