Commençons par un constat : les quelques dernières années nous ont complètement empêchés de planifier. Nous avons été pris dans un tourbillon, des urgences à répétition et… le chaos ou presque.
La nouvelle année s’annonce différente, semble-t-il. Nous allons possiblement revenir à une vie plus « normale », bien qu’il restera des contraintes sévères à tenter de surmonter.
Pourquoi alors parler de planification ?
Les gestionnaires ont, plus souvent qu’autrement, le réflexe de réagir instantanément. De se « lancer » pour régler le problème, quitte à se faire surprendre par ce qui se passe réellement et à paniquer un peu !
Quelques pistes pour éviter cela :
- Admettre que de prendre quelques minutes chaque jour pour planifier sa journée du lendemain (pas la semaine prochaine, le mois prochain… le lendemain), c’est gagner du temps et s’éviter des surprises.
- Identifier UN objectif à atteindre avant la fin de cette journée. Un seul objectif !
- Choisir cet objectif sur la base de l’urgence (délai à respecter) ou de l’importance (risque pour l’organisation). Tout n’est pas une urgence et tout n’est pas d’une importance capitale. Soyez critique dans votre évaluation.
- Se permettre d’arrêter de travailler sur un dossier qui exige de gros efforts pour le reprendre un autre jour (lorsque c’est possible de le faire sans dépasser les échéanciers), afin de mieux équilibrer votre journée. De plus, le travail se poursuit dans votre tête et vous serez surpris de constater que la réflexion a permis d’en accélérer la progression.
- Prioriser sa boite de réception par catégories de messages et ne pas se gêner d’éliminer les courriels inutiles.
- Éliminer un certain nombre de choses à faire en les choisissant par intérêt pour vous et en les exécutant sur-le-champ (ex. : répondre à certains messages, parler aux employés et les féliciter, aller voir les progrès dans le réaménagement d’un coin de la bâtisse, se faire expliquer le programme des activités du mois prochain, etc.).
La moindre petite partie de la journée où vous êtes efficace est le signe que vous aviez planifié votre journée de façon à vous procurer un degré de satisfaction immédiate. Dans un contexte plus large, planifier veut aussi dire : prévoir, évaluer, organiser à l’avance, prioriser, programmer…
Il n’y a pas que le quotidien à planifier. Certains dossiers doivent être planifiés adéquatement, ce qui revient à dire : à l’avance.
Des exemples ? Combien de personnes peuvent prendre leurs vacances en même temps ? À qui je donne congé à Noël et au Jour de l’An ? Comment trouver un nouvel employé pour remplacer la personne qui prend sa retraite ?
Pour planifier de tels dossiers, il faut se donner du temps à l’avance. Eh oui ! Parfois, fermer sa porte de bureau ou travailler à distance, c’est nécessaire. Soyez clairs cependant : informez votre équipe du temps où vous ne leur serez pas accessible, ça ne durera pas éternellement !
Oui, vous avez besoin de planifier et plus (ou mieux) vous le faites, plus votre vie de gestionnaire sera satisfaisante.
Marie-Andrée Lambert
Centre de services aux gestionnaires
