Un contrat d’embauche, est-ce vraiment nécessaire?

La gestion du personnel fait partie du quotidien des responsables de Ressources Intermédiaires. Qu’il s’agisse d’embaucher un ou une préposée aux bénéficiaires, un membre du personnel de soutien, une personne à l’entretien ou un responsable de quart, chaque embauche crée une relation de travail qui mérite d’être clairement définie.

Même si la loi n’exige pas un contrat de travail écrit, le fait de formaliser les conditions d’embauche dans une lettre d’offre d’emploi ou un contrat de travail permet de clarifier les attentes, d’éviter les malentendus et de protéger à la fois l’employeur et la personne salariée.

Dans cet article, nous proposons quelques repères simples pour aider les gestionnaires de Ressources Intermédiaires à préparer des contrats d’embauche clairs, complets et adaptés à leur réalité.

Au Québec, le Code civil définit le contrat de travail comme une entente par laquelle une personne s’engage à effectuer un travail pour un employeur, moyennant rémunération et sous sa direction ou son contrôle.

Autrement dit, trois éléments caractérisent une relation d’emploi :

• une prestation de travail
• une rémunération
• un lien de subordination entre l’employeur et la personne salariée

Dès que ces éléments sont présents et que les deux parties s’entendent sur les conditions, un contrat de travail existe. Cette entente peut être verbale ou écrite. Toutefois, une entente écrite constitue une preuve beaucoup plus claire en cas de désaccord ou de litige.

Imaginons la situation suivante :

Une gestionnaire fait une offre verbale à une candidate pour un poste. La candidate accepte. Quelques jours plus tard, lorsqu’elle reçoit la lettre d’offre écrite, elle tente de renégocier certains éléments et fait part de d’autres conditions qu’elle n’avait pas évoquées au préalable. La confiance de la gestionnaire est ébranlée et elle voudrait retirer son offre. Est-ce possible ?

En matière de droit du travail, rien n’est tout blanc ou tout noir.

En théorie, la candidate pourrait poursuivre l’employeur au civil dans la mesure où elle est capable de démontrer qu’il y a eu des dommages et intérêts, par exemple si elle a déjà remis sa démission et ne peut retourner chez son employeur. Elle pourrait aussi engager des poursuites si l’offre est retirée en raison d’une pratique discriminatoire, qui est illégale en vertu de l’article 122 de la Loi sur les normes du travail.

Cette histoire rappelle qu’une entente peut exister dès que l’offre est acceptée, même si l’entente n’est pas encore signée. De plus, au-delà de l’aspect juridique de la situation, il est important de garder en tête que ce type de situation peut également nuire à l’image de votre organisation.

Dans la pratique, on distingue deux principaux types de contrats de travail : le contrat à durée indéterminée, qui devrait généralement être privilégié, et le contrat à durée déterminée. Ce dernier est fréquemment utilisé par les organisations, notamment pour s’arrimer à une période de financement ou à un projet temporaire. Cela peut sembler logique — et même prudent — dans un contexte d’incertitude budgétaire. Toutefois, le contrat à durée déterminée peut donner un faux sentiment de sécurité si on comprend mal ses particularités.

Voici un résumé des principales caractéristiques des deux types de contrats :

Bien qu’une offre d’emploi n’ait pas besoin d’être un véritable contrat validé par un juriste, un certain nombre d’informations doivent être précisées. Voici les principales informations à inclure dans votre lettre d’offre :

• le nom de l’organisation
• le nom de la personne salariée
• le titre du poste offert
• un sommaire des responsabilités
• le ou les lieux de travail
• la date d’entrée en fonction
• la date de fin de contrat, le cas échéant
• l’horaire de travail
• la rémunération
• les modalités de versement du salaire ainsi que les retenues à la source
• période d’essai ou de probation, le cas échéant
• congés et vacances offerts
• clauses ou ententes particulières (confidentialité, non-concurrence, etc.)

Pour vous aider à préparer vos contrats d’embauche, Viaconseil met à votre disposition un modèle de lettre d’embauche personnalisable.

Ce modèle peut servir de point de départ pour structurer vos lettres d’offre et les adapter à la réalité de votre Ressource Intermédiaire.

À l’inverse, certains éléments peuvent créer de la confusion ou limiter la marge de manœuvre de l’organisation. À titre d’exemple, il est généralement préférable d’éviter :

• d’inclure le détail complet des politiques internes pour éviter d’avoir à modifier tous les contrats de travail si vous les modifiez
• de fournir trop de précisions sur des avantages susceptibles d’être modifiés ou retirés
• de mentionner des pratiques organisationnelles qui sont en cours de discussion
• de garantir certaines conditions de façon permanente ou sans vous laissez une marge discrétionnaire (ex. : ajustements de salaire)
• d’inclure des clauses de non‑concurrence ambiguës ou excessives

Une bonne pratique consiste plutôt à référer aux politiques internes ou au manuel de l’employé lorsque c’est possible.

La lettre d’offre ne sert pas uniquement à confirmer une embauche : elle constitue la fondation de l’entente contractuelle entre l’employeur et la personne salariée. Dans un contexte où les besoins organisationnels évoluent rapidement, il est essentiel non seulement d’y inclure les éléments obligatoires, mais aussi de bien définir les attentes dès le départ et de préciser, lorsque pertinent, que certaines conditions ou tâches peuvent évoluer. Concrètement, cela peut vouloir dire de préciser des éléments comme ceux-ci :

• l’horaire de travail est appelé à changer ou la personne sera appelée à travailler sur tous les quarts de travail
• la personne doit être disponible pour travailler ou répondre aux urgences la fin de semaine
• la personne peut être appelée à effectuer d’autres tâches, comme de l’entretien ménager
• le poste nécessite de travailler dans différents établissements de l’employeur
• si la personne est admissible au télétravail

Ces précisions ne sont pas accessoires : elles permettent de préserver une marge de manœuvre tout en évitant les mauvaises surprises. À l’inverse, modifier de façon importante des conditions qui n’ont pas été clairement établies au départ peut exposer l’organisation à un risque de bris de contrat ou même de congédiement déguisé si l’employé n’y consent pas. Bref, une lettre d’offre bien rédigée, c’est à la fois un outil de clarté… et de prévention des litiges.

Pour faciliter la gestion des embauches, certains réflexes simples peuvent faire la différence :

• utiliser un modèle de lettre d’offre standard
• adapter ce modèle selon le type de poste
• laisser à la personne candidate un délai raisonnable pour lire et poser ses questions
• remettre les politiques organisationnelles au moment de l’embauche et signer un accusé de réception
• conserver une copie signée de la lettre et de l’accusé de réception au dossier de la personne salariée

Ce sont des gestes de base… mais qui évitent bien des irritants par la suite.

Dans un milieu comme celui des Ressources Intermédiaires, où la stabilité des équipes et la qualité des services sont intimement liées, l’embauche ne devrait jamais être traitée à la légère. Une lettre d’offre ou un contrat de travail bien structuré permet non seulement de clarifier les attentes et de sécuriser les deux parties, mais aussi de prévenir plusieurs enjeux de gestion en amont. En somme, investir un peu plus de temps au départ, c’est souvent s’éviter beaucoup de complexité par la suite — et se donner les bases d’une relation de travail saine, durable et alignée sur les besoins réels de l’organisation.