Les logiciels de gestion de RI : pourquoi faut-il sauter le pas?

Alors que beaucoup de gestionnaires utilisent encore le papier dans leur organisation interne, les logiciels de gestion de RI se font de plus en plus présents dans les ressources. En quelques années seulement ces solutions de gestion numérique se sont largement développées grâce à leur aspect pratique et professionnalisant. Ces outils sont totalement adaptés aux besoins et à la réalité des ressources intermédiaires, ce qui a fait leur succès. Dans ce secteur, deux logiciels se démarquent Fabrilia et SOFI (Telemedic), partenaires exclusifs de l’ARIHQ.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion? Il s’agit en réalité d’un outil tout-en-un où l’on retrouve autant l’organisation du personnel, les détails concernant les résidents et toute autre information reliée à la ressource sur une même plateforme web, l’objectif étant de faciliter le travail des gestionnaires, leurs employés et les professionnels de la santé qui opèrent dans la RI. Ces logiciels de gestion numérique représentent la meilleure option pour augmenter l’efficacité du travail, améliorer le suivi des résidents et pour une meilleure traçabilité des interventions.

Les avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de gestion

Nombreux sont les gestionnaires qui ont sauté le pas en passant d’une organisation papier, Word ou Excel à une organisation numérique de leur ressource, et pour cause, les avantages associés à ce type de changement sont considérables :

• Un gain de temps précieux dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre où les ressources éprouvent de la difficulté à pourvoir les postes disponibles;
• Une amélioration de la qualité des services (le personnel peut davantage se concentrer sur le bien-être des résidents et non pas sur les tâches administratives);
• Une meilleure rétention du personnel, dont le travail sera facilité;
• La simplification et l’accélération du processus de classification avec les établissements;
• Un accès simple et rapide à toutes les données relatives à la ressource;
• Une mise à jour des informations en temps réel;
• Une communication plus efficace entre la direction et les employés, que ce soit au niveau du suivi des tâches, de la répartition de la charge de travail ou du transfert de l’information entre les quarts de travail.

Pour une optimisation du travail dans la ressource

Comme pour tout changement dans une entreprise, implanter un système de gestion numérique dans une RI relève du défi pour n’importe quel gestionnaire. Pourtant, ceux qui ont franchi le pas ne le regrettent pas et ne voudraient jamais revenir en arrière. Said Aggoun est gestionnaire de la Résidence Fleurie, il utilise Fabrilia depuis plus d’un an. « Il faut dire que l’implantation de ce logiciel nous a permis d’opérer d’importantes améliorations, notamment en termes de communication interne. Les employés disposent chacun d’un accès unique, ce qui nous permet de déterminer avec précision qui a pris ou non connaissance de l’information qui a été transmise. Une fonctionnalité parmi d’autres qui nous facilite grandement notre travail de gestionnaire » explique Said Aggoun.

De son côté, Manon Charpentier gestionnaire de la Maison Mava qui utilise SOFI depuis 2016, a non seulement constaté des améliorations au niveau de l’organisation du travail, mais aussi au niveau de l’implication du personnel. « À ma plus grande surprise, j’ai remarqué que les employés consultaient leurs tâches journalières avant même de se rendre au travail, chose qui n’était pas possible avec une organisation papier. De plus, si un employé se rend compte en rentrant chez lui qu’il a oublié de rentrer une information importante dans le logiciel, il peut le faire simplement depuis son domicile en se connectant sur le site de gestion ». En tout temps et depuis n’importe quelle plateforme web (sur ordinateur et sur mobile), les gestionnaires et leurs employés peuvent se connecter pour consulter ou mettre à jour des informations.

Passer au numérique : le plus grand défi

Il est certain que l’implantation d’un système de gestion dans une RI ne se fait pas du jour au lendemain, car il faut organiser le plan de travail de chaque employé et transférer les informations des dossiers papier (ou autre) sur une base de données complètement numérique. Sachant que la mise en place d’un logiciel de gestion se fait étape par étape, il est certain que ce type de changement représente un véritable investissement en temps et en énergie. Un frein pour de nombreux gestionnaires!

Ces gestionnaires peuvent alors se demander pourquoi ils passeraient à une gestion numérique, alors que leur organisation papier fonctionne déjà très bien? La réponse est qu’il s’agit tout simplement d’un investissement sur le long terme. Avec un logiciel de gestion, l’information est centralisée et directement mise à jour, ce qui permet de gagner beaucoup de temps, tout en réduisant les risques d’erreurs. Les changements de dernière minute ne sont plus un fardeau et la navigation parmi les dossiers est réellement facilitée.

Les logiciels de gestion représentent un grand avantage lors du transfert d’une RI, un point d’autant plus important pour les générations à venir pour qui le papier est rédhibitoire. D’un autre côté, travailler avec un logiciel de gestion numérique est économique et écologique. Said Aggoun nous a d’ailleurs confié que depuis le passage à Fabrilia, sa ressource a réduit de près de 50 % son utilisation papier. La ressource vise à augmenter davantage ce pourcentage dans les années à venir.

Accompagnement et formation des gestionnaires

Lors de la mise en place d’un logiciel de gestion pour une RI, les gestionnaires reçoivent une formation pour maîtriser l’ensemble de la plateforme. Par la suite, ils bénéficient d’un accompagnement personnalisé pour les éventuelles questions qu’ils pourraient avoir. Vient alors la formation du personnel qui s’avère être très rapide. Manon charpentier nous a confié que la formation des nouveaux employés durait une dizaine de minutes pour une prise en main rapide et fonctionnelle.

Une chose est sûre, implanter un logiciel de gestion est très valorisant et professionnalisant pour une ressource, la seule condition étant que les gestionnaires et les employés soient totalement impliqués et engagés dans ce processus d’amélioration.

3 mois gratuits pour les membres de l’ARIHQ!

L’ARIHQ a signé deux ententes de partenariat avec les fournisseurs de logiciels de gestion Fabrilia et SOFI. En tant que membre de notre Association, vous bénéficiez de 3 mois d’abonnement gratuits!

Chacun de ces logiciels possède ses propres particularités, alors à vous de déterminer celui qui conviendra le mieux à votre RI. Pour se faire, il vous est possible de suivre des webinaires gratuits pour découvrir le fonctionnement de ces logiciels. Vous pouvez contacter directement les fournisseurs pour en savoir plus à ce sujet.

INFORMATIONS :

Fabrilia
Sébastien Barrette
438-476-5292
info@fabrilia.ca
http://Fabrilia.ca

SOFI (Telemedic)
Robert Coutu
1-866-550-1414
rcoutu@telemedic.ca
http://telemedic.ca/