Au-delà des sanctions ; l’équilibre entre la discipline et le soutien

Au cœur de chaque organisation, qu’elle soit naissante ou chevronnée, se cache un défi omniprésent et parfois délicat : la gestion disciplinaire de la main-d’œuvre.

Dans le monde professionnel, où les règles ne sont pas toujours claires, les gestionnaires et leurs équipes sont confrontés à des questions délicates, telles que : Comment créer des règles importantes tout en maintenant une atmosphère positive ? Comment encourager la responsabilité tout en préservant une culture organisationnelle chaleureuse et ouverte à tous et toutes?

Rappelons d’abord ce qu’est la gestion disciplinaire…

La gestion disciplinaire se réfère à l’ensemble des règles, des politiques et des procédures mises en place pour maintenir un comportement approprié au sein d’une organisation.

Son objectif principal? Assurer un environnement de travail sûr, respectueux et productif à l’ensemble de l’équipe!

Elle implique généralement des mesures telles que la communication claire des attentes, l’application cohérente des règles, et des actions à mettre en place en cas de comportements inappropriés.

Effectuer la gestion disciplinaire au sein de notre équipe n’est pas une tâche facile et est parfois, voire souvent, très prenant. En tant que gestionnaire, on ne sait pas toujours quelles étapes entreprendre lorsqu’un cas disciplinaire survient et il devient difficile de ne pas laisser nos émotions prendre le dessus.

Dans un premier temps, il est important d’engager une conversation ouverte et respectueuse avec la personne concernée, en mettant en avant les comportements problématiques de manière non accusatrice.

Par la suite, on suggère d’offrir un soutien adapté, d’identifier les défis rencontrés et d’élaborer un plan d’amélioration réaliste pour que votre personnel soit encouragé à s’améliorer.

Voici une mise en situation pour mieux illustrer le tout :

Depuis quelques semaines, Alexe arrive au travail avec plusieurs minutes de retard, et ce, plusieurs fois par semaine. Elle est également partie plus tôt à plusieurs reprises et a omis de faire plusieurs tâches qu’on lui avait confiées. Certains de ses collègues sont épuisés de ces comportements et en ont même fait part à leur gestionnaire, Karine. Cette dernière a donc décidé d’intervenir auprès d’Alexe et en a profité pour lui rappeler les politiques internes, identifier ses lacunes et lui offrir du soutien.

Karine décide d’accorder à Alexe un délai raisonnable pour s’améliorer et l’encourage à corriger ses lacunes. Ensemble, elles élaborent un plan d’action détaillant les attentes, les moyens d’amélioration et les échéances souhaitées.

Malgré tout, Alexe ne montre pas d’améliorations suffisantes : les retards continuent d’être fréquents, et ce, autant dans son horaire de travail que dans ses tâches quotidiennes. Karine prend donc la décision de rencontrer Alexe pour lui annoncer qu’un processus disciplinaire plus formel sera entamé.

À la lumière de l’exemple ci-haut, on remarque certaines bonnes pratiques mises de l’avant :

• La gestionnaire a eu une conversation honnête avec son employée et lui a identifié ses pistes d’amélioration ;
• Un soutien a été offert par la gestionnaire, tout en fixant des attentes claires et des échéances réalistes;
• Les faits ont été documentés et un plan d’action a été élaboré pour que l’employée puisse s’améliorer ;
• Un délai raisonnable a été offert à l’employée pour l’amélioration ;
• Une rencontre de suivi a été fixée, avec l’employée, pour discuter de la suite du processus.

Bien que délicate, la gestion disciplinaire peut être abordée avec empathie et collaboration. En suivant ces bonnes pratiques, comme en témoigne l’expérience d’Alexe et de sa gestionnaire Karine, il est possible de faire face aux défis, et ce, de manière constructive.

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Voyons maintenant quelques pratiques que vous pourriez mettre en place pour soutenir votre équipe.

Le plus beau cadeau que vous puissiez offrir à votre personnel est la rétroaction en continu.

C’est en leur offrant de la rétroaction continue, constructive et bienveillante que vous pourrez encourager une culture forte, une communication ouverte ainsi que des possibilités de développement professionnel. Par exemple, une rétroaction positive pourrait être :

Madame Dupuis parle sans cesse de toi et du bon service que tu lui offres ! Nous sommes vraiment choyés que tu fasses partie de l’équipe!

À l’inverse, pour aborder certains points de vigilance, une rétroaction ouverte et bienveillante pourrait ressembler à ceci :

Dernièrement, les tâches administratives que tu avais à faire étaient en retard. Je propose que l’on travaille ensemble pour trouver une solution qui serait plus efficace pour que les tâches soient réalisées dans les délais souhaités.

Pour aider les membres de votre équipe à comprendre leurs points forts et leurs points de vigilance, vous pourriez mettre en place des séances de mentorat ou offrir des ateliers spécialisés. Par exemple, vous pourriez organiser des ateliers sur les compétences de communication ou offrir des opportunités de formation spécifique pour les aider à renforcer leurs compétences existantes et à acquérir de nouvelles aptitudes. Une autre approche intéressante serait d’organiser des réunions régulières où les membres de l’équipe pourraient discuter de leurs préoccupations ou partager des idées d’amélioration.

La reconnaissance des bons coups joue un rôle important pour favoriser la motivation et renforcer l’engagement que votre personnel a envers l’organisation.

La reconnaissance n’est pas nécessairement monétaire, elle peut également prendre la forme de petits gestes quotidiens, comme un mot de remerciement ou une note de reconnaissance affichée dans les espaces communs.

N’hésitez pas à encourager les autres membres de l’équipe à exprimer leur gratitude envers leurs collègues. La reconnaissance par les pairs est tout aussi appréciée, sinon plus, que celle faite par un ou une gestionnaire.

Investir dans le développement professionnel de votre équipe peut être un puissant moteur de croissance, et ce autant pour les membres qui la composent que pour vous.

Plusieurs organisations vont encadrer leurs pratiques de développement des compétences, notamment en offrant un programme de formations à leur équipe. Par exemple, vous pourriez organiser des séances de formations régulières animées par différents experts et expertes du secteur. Vous pourriez également offrir des opportunités d’apprentissage en continu en offrant des cours en ligne, des ateliers sur un sujet spécifique ou même des programmes de mentorat où les travailleurs et travailleuses ayant le plus d’expérience partagent leurs connaissances avec les nouveaux membres de l’équipe.

En investissant de manière proactive dans le développement professionnel de votre équipe, vous augmenterez non seulement leur satisfaction au travail, mais vous renforcerez également la réputation de votre ressource intermédiaire.

Finalement, assurez-vous que les membres de votre équipe comprennent les critères sur lesquels elles et ils sont évalués et les attentes quant à leur contribution. N’hésitez pas à organiser des réunions régulières pour discuter des objectifs individuels et des attentes organisationnelles et encouragez votre personnel à poser des questions et à participer activement à leur développement professionnel!

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Dans le labyrinthe complexe de la gestion disciplinaire, la clé réside dans l’équilibre entre les règles trop rigides et la bienveillance. En effectuant les suivis disciplinaires en temps opportun, en offrant de la rétroaction continue et constructive, en reconnaissant les efforts exceptionnels et en investissant dans le développement professionnel, vous pourrez créer un environnement où l’épanouissement individuel se mariera harmonieusement avec l’avancement professionnel.

C’est dans cet équilibre, entre discipline et soutien, que se dessine le chemin vers un environnement de travail positif, où chaque personne pourra s’épanouir et contribuer pleinement à la réussite collective.