GÉRER LES FEUILLES DE TEMPS

Il est plutôt rare d’appliquer le mot « gérer » à des feuilles de temps! Cependant, si on s’arrête quelques minutes, il est facile d’admettre que c’est par le biais des feuilles de temps que la résidence dépense le plus d’argent dans une année. Évidemment!

Il n’est pourtant pas rare de voir des gestionnaires s’intéresser aux factures des fournisseurs, les scruter, les analyser afin de s’assurer que la dépense sera justifiée.

Pourquoi les factures, mais pas les feuilles de temps?

Les réponses les plus « typiques » sont : j’ai confiance en mes employés, mon équipe est honnête ou encore, c’est ma commis-comptable qui s’occupe de ça, je ne vais pas commencer à faire son travail!

Faisons l’hypothèse suivante : si le vérificateur vous annonçait en privé qu’il a découvert une fraude dans les finances de votre organisation, qui serait identifiée comme la responsable ayant possiblement manqué de vigilance? La directrice, bien sûr.

Alors, pourquoi ne pas considérer qu’il doit y avoir dans votre organisation un processus faisant en sorte d’empêcher le plus possible le genre de situation où l’on remet de l’argent à quelqu’un de façon injustifiée?

En quoi consiste le processus? C’est simple. La personne qui peut confirmer que les heures inscrites sur les feuilles de temps sont bel et bien des heures réellement travaillées (ou à être rémunérées) signe les feuilles de temps et les remet à la personne qui prépare la paie.

Deuxième étape : la personne qui prépare la paie soumet son dossier à la directrice AVANT de payer et la directrice autorise le paiement. Elle peut ainsi constater que la dépense pour la paie est « normale » (comme pour toutes les paies) ou encore, qu’il faut expliquer pourquoi ça coûte aussi cher (ex. vacances à payer, temps supplémentaire, etc).

Le résultat : une démarche complète et la possibilité qu’au moins deux  (2) personnes puissent l’une ou l’autre, relever des erreurs ou des … problèmes.

Les bénéfices : de bien meilleures chances de dépenser correctement les sommes attribuées à la masse salariale et de bien meilleures chances pour la directrice de… dormir tranquille.

Si vous souhaitez approfondir ce sujet, n’hésitez pas à contacter Marie-Andrée Lambert (malambert@centredeservices.com).