Votre communication est-elle saine?

Au travail comme dans la vie, les mots ont leur importance. Notre manière de les dire ou de les écrire aussi! Dans toute équipe, la communication est essentielle : positive et efficace, elle peut être un formidable moteur d’idées, de collaboration, de créativité et de progrès. Toutefois, la communication est aussi un jeu d’équilibriste fragile qui peut vite enrayer la dynamique du groupe lorsqu’elle n’est pas optimale.

Entre collègues, entretenir une communication saine au travail, c’est collaborer de façon plus heureuse, dans le respect, pour le plaisir et l’efficacité de tous. Cela implique de comprendre les individualités de chaque personne. Voici donc quelques questions à méditer pour faire le point sur votre façon de communiquer au travail. Chez Flow, nous le savons, échanger avec ses collègues dans le sourire, ça change tout!

Que ce soit lors de vos rencontres en tête-à-tête ou en groupe, écoutez-vous toujours attentivement ce que dit votre interlocuteur? Lors de réunions collectives, et encore plus lorsqu’elles sont virtuelles, il est si facile de se laisser déconcentrer, voire de vouloir optimiser son temps en effectuant une tâche pendant que les autres parlent. Malheureusement, et peut-être contrairement à ce que vous pensez, ça se voit! L’impression pour la personne ou les personnes présentes n’est donc pas idéale, elle peut générer la frustration de ne pas se faire écouter ou le sentiment de ne pas intéresser ses collègues.

Notre recommandation : Tentez d’adopter une écoute active en toutes circonstances. Lorsque vous avez une rencontre planifiée, consacrez-vous-y pleinement. Cela fait partie de votre temps de travail, de vos missions et a un impact direct sur la qualité de la collaboration et des relations que vous créez avec les membres de votre équipe.

Gardez en tête qu’écouter, c’est aussi une façon d’inclure chaque personne, de lui témoigner de l’intérêt et de la reconnaissance pour le travail qu’elle fait, les idées qu’elle propose.

Notre recommandation : Pour vous-même d’abord, dès que vous avez un doute ou une incompréhension, dites-le. Ne vous gênez pas à poser des questions, à demander des précisions, ou même à reformuler l’explication de votre interlocuteur pour vous assurer d’avoir compris correctement l’objet de la discussion. Mieux vaut demander une clarification pour travailler dans la bonne direction.

À l’intention des autres ensuite, veillez à transmettre un message aussi clair que possible, en utilisant des mots simples, des comparaisons, des schémas et des exemples. Communiquer de façon claire et précise facilite le travail de la personne en face de vous.

Nous avons tous et toutes déjà vécu de petites (ou grosses) contrariétés au travail. Les relations humaines ne sont pas un long fleuve tranquille et chaque personne a son propre curseur d’interprétation.

Pour éviter, désamorcer et régler les conflits, on n’a encore rien inventé de mieux qu’une bonne communication, sincère, bienveillante, tournée vers la compréhension.

Notre recommandation : Vous êtes contrarié au travail? Mieux vaut prendre une pause. Laissez passer quelques heures si le sujet n’est pas urgent et ne répondez pas à chaud. Au besoin, précisez à votre interlocuteur que vous lui répondrez dès que possible, le temps de prendre un peu de recul et de retrouver votre calme. Si vous sentez que cette personne est ouverte à la discussion, vous pouvez éventuellement lui faire part de votre sentiment et tenter de désamorcer le problème. La plupart du temps, les gens n’ont pas conscience que leur message peut être mal interprété et tout peut s’arranger. À condition de se montrer ouvert, tolérant, de bonne foi!

Ne pas dire bonjour avant de demander une tâche à ses collègues et ne pas les remercier quand celle-ci est complétée… Oublier de citer l’un des collaborateurs dans l’accomplissement d’un projet… Ces omissions peuvent relever de l’ordre du détail pour plusieurs, alors que pour d’autres, ce sont de véritables manquements. Et vous?

Notre recommandation : N’oubliez jamais d’être poli, même si le temps presse : bonjour, s’il te plaît, merci. Ça ne prend que quelques secondes et ça fait la différence.

Observez la tonalité des échanges avec vos interlocuteurs et adaptez-vous à la personne (virtuellement) en face de vous.

Il vous est probablement déjà arrivé de voir une phrase passive-agressive se glisser dans un courriel reçu ou envoyé. L’effet de ce type de commentaire est très désagréable et sa tonalité est d’autant plus difficile à déchiffrer lorsqu’on en fait la lecture sans la voix et le visage de la personne qui l’a écrit. Ainsi, on peut interpréter les phrases passives-agressives de 1001 façons et notre propre humeur impacte beaucoup notre interprétation! À la longue, à force de phrases perçues comme désagréables, on peut accumuler de la vexation, de l’agacement et la communication en équipe perd ainsi son objectif bénéfique.

Notre recommandation : Tentez de toujours donner un ton sympathique, avenant et courtois à vos messages. Vous avez une tâche, une correction ou un rendu de dossier à demander à un ou une collègue? Essayez de formuler votre demande de façon agréable en privilégiant le « je » au « tu ». Par exemple : « Comment puis-je t’aider pour te faciliter la tâche? », « Attends-tu après moi pour quelque chose? », « J’ai apprécié ce que tu m’as envoyé », « Merci pour tes efforts » … Des petites phrases pour de grands effets!

Demandez-vous aussi comment vous recevriez votre propre message de la part d’un collègue et ajoutez, si possible, une petite touche personnelle pour rendre vos échanges plus chaleureux. Petit bonus : 61 % des personnes utilisent des émojis dans leurs communications professionnelles pour ajouter de la légèreté à vos conversations.

En bref, la meilleure chose est d’y aller avec votre intuition et de bien réfléchir à votre intention, selon votre interlocuteur. L’important est de privilégier des échanges de qualité dans votre organisation, de veiller au respect et au mieux-être de chacun.