La rencontre d’évaluation annuelle, un puissant outil de mobilisation et de reconnaissance

Pour certains gestionnaires, l’appréciation de la contribution (ou l’évaluation de la performance) est encore perçue et vécue comme un exercice pénible sans grande valeur ajoutée pour l’organisation. En tant que gestionnaire, vous ne vous êtes peut-être même jamais senti suffisamment préparé et/ou outillé pour réaliser adéquatement cet exercice à la hauteur des attentes des membres de votre équipe. Pour vous, c’était peut-être même ardu de trouver des exemples concrets sur les éléments justifiant votre évaluation et trouver les bons mots pour que ce moment ne soit pas source de démobilisation pour les individus. Comment faire en sorte que nos rencontres d’évaluation annuelle aient une valeur ajoutée et qu’elles soient des outils de mobilisation pour les personnes impliquées?

Heureusement, la science et les recherches nous permettent maintenant de mieux comprendre les mécanismes et éléments favorables à la mobilisation et à la satisfaction du personnel. Ces cadres théoriques peuvent maintenant être mis à profit afin d’élaborer un processus mobilisant qui viendra jouer un rôle majeur dans la satisfaction, l’épanouissement de votre équipe et par conséquent, le succès de votre organisation.

Selon la théorie de l’autodétermination (empowermen), l’être humain a entre autres 3 besoins psychologiques fondamentaux et universels qui exerceront une influence positive sur sa motivation, à savoir : le besoin d’autonomie, le besoin de compétence et le besoin d’affiliation social. Un bon programme d’appréciation de la contribution misant sur ces 3 besoins, viendra assurément influencer positivement les perceptions et les attitudes des membres de votre équipe.

Voyons concrètement comment répondre à ces besoins dans le cadre d’un processus d’appréciation de la contribution avec les membres de votre équipe.

Selon la théorie de l’autodétermination, les meilleurs leaders sont ceux capables de combiner à la fois la satisfaction des besoins des membres de leur équipe et offrir un encadrement efficace. Autrement dit, offrir de l’autonomie aux gens ne veut pas nécessairement dire leur permettre de faire ce qu’ils veulent quand ils veulent. Au contraire, l’être humain a besoin de lignes directrices et d’un cadre dans lequel il pourra agir, penser et ressentir librement. La personne gestionnaire doit donc structurer du mieux possible les tâches des membres de son équipe, établir des attentes claires face à la personne, veiller à assurer le suivi de la performance/contribution tout au long de l’année et offrir une rétroaction claire et engageante.  De cette façon, elle favorisera le besoin d’autonomie de son personnel puisque les conditions idéales seront présentes pour répondre à ce besoin. Dans le doute, il ne faut pas hésiter à demander à la personne le niveau d’encadrement et d’accompagnement dont elle souhaite bénéficier. Selon le stade de développement professionnel, les traits de personnalité, le niveau de maturité professionnelle et le besoin d’autonomie ne sont pas démontrés et comblés de la même façon pour tous et toutes. Chacun peut satisfaire ses besoins différemment.

Afin d’avoir un effet positif sur le besoin de compétence de la personne, la rencontre d’appréciation de la contribution devrait également inclure une approche de développement des compétences. Les études démontrent que l’individu a besoin d’apprendre, de grandir et d’améliorer ses aptitudes. Lorsqu’il se sent progresser et réussir dans son travail, cela a nécessairement un impact positif sur son besoin de compétence et par conséquent, sur sa motivation au travail. Ainsi, établir conjointement avec l’employé ou employée des objectifs clairs et offrir les moyens nécessaires pour que cette personne les atteigne est souhaitable dans le cadre d’un programme d’appréciation de la contribution. N’oublions surtout pas qu’il est fondamental de définir des objectifs qui sont SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Des objectifs qui ne sont pas réalistes et qui positionnent automatiquement la personne en situation d’échec peuvent avoir l’effet inverse et frustrer le besoin de compétence. Donner le sentiment à la personne de réussir et de grandir dans son rôle sera bénéfique pour tous.

Le processus et les rencontres en lien avec l’appréciation de la contribution doivent permettre d’offrir un moment privilégié et un espace sécuritaire de discussion. Des outils conviviaux, des rencontres plus courtes et un suivi en continu tout au long de l’année permettront de rendre l’exercice plus agréable pour vous et votre personnel. Avoir des liens étroits, chaleureux et authentiques renforcera nécessairement le besoin d’affiliation de la personne.

Lors des rencontres, nous souhaitons concentrer nos propos sur l’appréciation générale de la contribution. Il faut éviter de s’accrocher aux détails et aux éléments qui se sont produits à une seule reprise dans l’année. Cela peut être très frustrant pour les individus. Il vaut mieux aborder ces éléments en cours d’année, au fur et à mesure qu’ils se produisent.

En effet, ces points de chute réguliers permettront notamment à la personne de s’adapter et de s’améliorer au fur et à mesure.  Bien qu’il ne soit pas toujours facile de donner ou même de recevoir de la rétroaction, celle-ci demeure essentielle dans le développement professionnel des personnes, dans le renforcement des relations et dans la démonstration de votre authenticité et transparence. Il faut toutefois bien mettre la table et se préparer pour ces discussions.

Voici quelques trucs et astuces à garder en tête :

• Instaurer un climat de confiance et d’échange avec la personne.
• Choisir le bon moment et un lieu tranquille où vous serez seuls et attentifs l’un à l’autre. Laissez-vous du temps avant et après la rencontre pour bénéficier de tout le temps nécessaire avec la personne et lui démontrer qu’elle est importante pour vous.
• Communiquer de façon bienveillante, tout en vous exprimant de façon franche et sans détour en vous appuyant sur des faits.
• Restez à l’écoute, faites preuve d’ouverture et soyez vous-même prêt à recevoir de la rétroaction.

En résumé, le processus d’appréciation de la contribution ainsi que les rencontres qui y sont associées peuvent grandement venir influencer l’engagement et la motivation des membres de votre équipe. Être en mesure de bien communiquer, de façon régulière, et de voir à l’implication des personnes seront des clés de succès dans votre processus.

En influençant positivement les besoins psychologiques des membres de votre équipe, vous serez en mesure d’avoir un impact direct sur la satisfaction, la motivation et le bien-être de ceux-ci et par le fait même voir au succès de votre organisation.